Quatre ans sans emails chez Cleverwood

Ce post est paru initialement en anglais sur le blog de Cleverwood.Cleverwood-celebrating-4-years-noemail-zeroemail-211x300En juin 2013, on a fêté 4 années sans emails chez Cleverwood, l’aventure #zeroemail plus que jamais continue et il m’a semblé important de partager certaines de mes conclusions. Tout a commencé en 2008, ma seconde année dans l’aventure Cleverwood, et toujours cette recherche vers de “new ways of working”. De longues soirées avec mon associé, Laurent Kinet, spécialisé en “Entreprise 2.0.” comme on disait à l’époque, des discussions sans fin sur les jeunes de la génération Y et leurs attentes face à un job, et finalement l’émergence des réseaux sociaux et leur promesse de modification fondamentale de l’entreprise, tout cela m’a poussé à prendre la décision : arrêtons les emails entre collègues et jusqu’à un certain point avec nos clients. Quand on y pense, l’email, c’est une vieille technologie, qui manque de méta-information, de contexte. Les deux points positifs de l’email comme outil de collaboration sont sa fiabilité et le fait qu’ils sont d’excellents moyens de centraliser les notifications.

Phase 1 : Basecamp

La première phase a été d’installer un Basecamp afin de centraliser 100% de nos projets sur une plateforme collaborative de gestion de projet, tant pour les projets internes que pour les projets clients.

Phase 2 : Réseau Social d’Entreprise (RSE)

Début 2009, je fais une analyse des différentes solutions de réseau social d’entreprise proposées sur le marché. L’outil que j’allais sélectionner devait devenir le lieu d’échange collaboratif et le gros remplaçant de l’email.

Sélectionner l’outillogo-bluekiwi-software-ESN-300x127Après avoir analysé plusieurs outils dont Yammer, Social Cast, Jive, blueKiwi, j’ai finalement opté pour le denier, blueKiwi, sur base d’une plateforme qui semblait stable et dont les dirigeants partageaient une vision très ambitieuse sur ce que le social apporte au business, et en particulier Carlos Diaz.

Un fleuve tranquille? 

A-long-quiet-river-200x300Au début, oui. Nous étions tous curieux, l’outil n’était pas vraiment ergonomique donc on a dû trouver notre voie, mais une fois les espaces créés et quelques procédures en place, nous avons trouvé notre chemin et les emails avaient presque entièrement disparu. Je ne voulais pas créer une structure ou des procédures trop complexes, donc c’est avant tout l’essai-erreur qui a primé. Bien sûr, on parlait de changer des habitudes, et il est clair qu’une grosse partie du projet est du “change management” car changer les habitudes n’est jamais aisé. Le temps a fait son oeuvre, mais également de nombreuses formations internes sur la meilleure utilisation possible de l’outil.

Les personnes les plus facile à convaincre furent les consultants juniors chez Cleverwood, ceux qui sortaient de leur formation et qui commençaient un premier job. N’ayant pas l’expérience des environnements débordants d’emails tels qu’on peut les trouver typiquement dans les entreprises n’ayant pas encore franchi le pas de la collaboration sans email. D’autres groupes de personnes ont pris plus de temps à se convertir, à ce sujet je devais faire face au manque de stabilité de la plateforme, difficilement comparable avec la solidité à toute épreuve et la simplicité du bon vieux e-mail.

L’un dans l’autre, nous avons appris beaucoup en 4 ans, nous avons rédigé des procédures, des description de fonction pour les gestionnaires de communautés, listé des dizaines de bonnes practiques, et cela nous aide beaucoup. Nos “Space Managers” sont des community managers de communautés internes et sont responsable tout comme dans le métier de community management de gérer les communautés, les animer, les faire grandir et fructifier.

Zéro, vous avez vraiment dit zéro? 

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Bien sûr que non, j’envoie aujourd’hui encore une dizaine de mails par jour, mais par contre aucun à un membre de mon équipe. Je fais un suivi de mon taux d’envoi et de réception d’emails avec Google Activity pour être sûr que je garde le bon cap.

Les notifications par email sont filtrées dans mon inbox, donc garder une boîte mail vide et la gérer au quotidien est loin d’être difficile en ce qui me concerne et loin d’une pression au quotidien, je télécharger mes mails 4 à 6 fois par jour maximum. Ma boîte mail est en tous cas toujours vide le soir!

ROI? 

Après 4 ans, je peux affirmer haut et fort que le retour sur investissement est bien là. Avoir toutes les conversations centralisées, disponibles pour un plus grand nombre, taggées, organisées… tout cela a une valeur importante, je reviendrai bientôt sur ce sujet.

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